As a Functional Analyst, it’s of the highest importance to expand, improve and refine your skills. One way of doing that? Read books!

There’s an abundance of great – and less great – online resources which can be used to facilitate this process. However, with these type of resources, you often jump from one tutorial to the other. Each time you have to deal with a different author whose opinionated view and approach can differ from the previous author’s. This might leave you unnecessarily confused and it might prove more difficult this way to get a good overview of the subject you’re studying. This is why books still are very relevant and useful when learning new subjects related to IT. Books offer authors with – almost always – a proven track-record, a consistent view, a consistent approach and a full and in-depth coverage of the subject.

Below, you’ll find a list of books about topics that are very relevant to junior functional analysts at the start of their professional career, willing to hone their skills. Happy reading!

 

Books with a relevant topic for functional analysts

1. Agile Estimating and Planning

This book provides an introduction to Agile concepts and covers topics like Scrum and Agile planning.

• Author: Mike Cohn
• Topic: Agile Software Development

2. The Sketchnote Handbook

While not focused solely on facilitation, this book introduces visual note-taking techniques that can be valuable for facilitating workshops and meetings.

• Author: Mike Rohde
• Topic: Facilitation

3. Business Model Generation

This book explores the Business Model Canvas, a widely-used tool in business analysis.

• Authors: Alexander Osterwalder and Yves Pigneur
• Topic: Business Analysis

4. User Story Mapping

Learn about story mapping, a technique used for high-level analysis and visualizing the user’s journey.

• Author: Jeff Patton
• Topic: High-Level Analysis

5. User Stories Applied: For Agile Software Development

This book provides a beginner-friendly introduction to writing user stories in Agile projects.

• Author: Mike Cohn
• Topic: User Stories

6. UML Distilled: A Brief Guide to the Standard Object Modeling Language

This book offers a concise introduction to UML and its various diagrams.

• Author: Martin Fowler
• Topic: UML

7. Don’t Make Me Think

While not specific to mockups and screen flows, this book is an excellent starting point for understanding user-centered design principles.

• Author: Steve Krug
• Topic: UI/UX Design

8. Agile Testing: A Practical Guide for Testers and Agile Teams

This book covers various aspects of Agile testing, including writing acceptance criteria and User Acceptance Testing (UAT).

• Authors: Lisa Crispin and Janet Gregory
• Topic: Testing

9. Software Architecture in Practice

This book introduces software architecture principles and considerations, including non-functional requirements and web service design.

• Authors: Len Bass, Paul Clements, and Rick Kazman
• Topic: Application Architecture

10. SQL For Dummies

A beginner-friendly guide to SQL, covering database basics and query writing.

• Author: Allen G. Taylor
• Topic: Databases

11. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Sixth Edition

While not strictly for beginners, this is a foundational resource for project management that covers forecasting and risk management.

• Author: Project Management Institute (PMI)
• Topic: Project Management

These books are great starting points for beginners in each respective area. Depending on your specific interests and needs, you can choose the books that align best with your learning goals.

Knowing where – and how – to find valuable online learning resources is an essential skill every functional analyst should have. There’s an abundance of great online resources available, both for sharpening your existing skills as for learning a completely new skill. The real trick is to separate the good from the bad. Therefore – and to get you up and running – we’ve created a list containing some of the better online learning platforms and courses available.

Combined with our list of interesting books for functional analysis, you’ll have a nice collection of both online and offline learning resources. Enjoy!

Online learning platforms

Contains a selection of good online learning platforms that contain a wide variety of content. Learning platforms offer more than just “tutorials”, they offer entire learning paths, modules and tracks related to functional analysis.

PluralSight

Spanning almost every subject of functional analysis. Contains both individual lessons and full courses / tracks, which are all video driven.

• Focus: Agile, Business Analysis, UX UI,…
• Level: Beginner to Expert
• Pricing: Monthly Subscription

Udemy

Offers over 30.000 individual courses for a wide variety of subjects, both video and text.

• Focus: Agile, User stories, Databases, …
• Level: Beginner to Expert
• Pricing: Pay per Course

LinkedIn Learning

Over 1000 courses for functional and business analysis. Contains the content of Lynda.com.

• Focus: Costumer Experience, UML, Testing, ..
• Level: Beginner to Expert
• Pricing: Monthly Subscription

Coursera

Offers almost 2000 courses on computer science and data science for which you need to enroll. Highly aligned with universities (and companies).

• Focus: Computer science and Data science
• Level: Beginner to Expert
• Pricing: Pay For Enrollment

Online Courses

Online courses come in many forms and often serve the same goals: perfecting your skills by practicing!

• Udemy – Fundamentals Of Agile Software Development
• Udemy – Business Analysis Fundamentals
• Udemy – User Story Masterclass: Your Agile Guide to User Stories
• Pluralsight – Best Practices for Requirements Gathering
• Coursera – UI / UX Design Specialization
• Coursera – Introduction to Databases
• Coursera – Google Project Management Certificate

 

---

Updated on Wednesday 04, October 2023.

Exploring the Role of a Functional Analyst: Bridging the Gap Between IT and Business

In the ever-evolving landscape of information technology, the role of a functional analyst has become increasingly vital. This position serves as a bridge between the technical aspects of IT and the strategic needs of a business. In this blog, we’ll delve into the intricacies of what it means to be a functional analyst, their responsibilities, skills required, and the impact they have on organizations.

What is a Functional Analyst?

A functional analyst, often referred to as a business analyst, plays a pivotal role in understanding, documenting, and translating business requirements into functional specifications. They act as intermediaries, ensuring that IT projects align with the goals and needs of the business.

Responsibilities of a Functional Analyst:

1. Requirement Gathering: One of the primary responsibilities of a functional analyst is to engage with stakeholders and gather detailed requirements for a project. This involves conducting interviews, workshops, and surveys to gain a deep understanding of business processes and objectives.

2. Documentation: Functional analysts meticulously document requirements in a clear and concise manner. This documentation serves as a blueprint for the development team, guiding them throughout the project lifecycle.

3. Analysis: Functional analysts analyze data and information to identify trends, patterns, and potential areas for improvement. They use their analytical skills to propose solutions that align with the organization’s goals.

4. Communication: Effective communication is a core competency for functional analysts. They must convey complex technical information to non-technical stakeholders and vice versa, ensuring everyone is on the same page.

5. Testing and Validation: Functional analysts are often involved in testing the developed solutions to verify that they meet the specified requirements. They collaborate with QA teams to ensure the functionality aligns with business needs.

6. Continuous Improvement: In the rapidly changing world of technology, functional analysts must stay updated on industry trends and best practices. They contribute to the organization’s continuous improvement efforts by suggesting innovative solutions.

Key Skills and Qualities:

1. Analytical Thinking: Functional analysts must possess strong analytical skills to dissect complex problems and propose effective solutions.

2. Communication: Excellent communication skills, both written and verbal, are crucial for conveying technical information to non-technical stakeholders.

3. Problem-Solving: The ability to identify issues, brainstorm solutions, and make informed decisions is a must for a functional analyst.

4. Domain Knowledge: A deep understanding of the industry and business processes they work within is essential to effectively analyze and recommend improvements.

5. Technical Competence: While not developers, functional analysts should have a solid understanding of IT concepts and technologies to bridge the gap between business and IT teams.

The Impact of a Functional Analyst:

Functional analysts serve as catalysts for positive change within organizations. By facilitating collaboration between business and IT, they ensure that technology investments align with strategic objectives. They help organizations optimize their processes, reduce costs, enhance customer experiences, and stay competitive in a fast-paced digital world.

In conclusion, the role of a functional analyst is instrumental in the successful execution of IT projects and the achievement of business goals. They are the linchpin between technical solutions and business needs, making them indispensable assets to any organization navigating the complexities of modern technology.

As technology continues to evolve, the demand for skilled functional analysts is expected to grow, emphasizing the importance of this role in today’s business landscape. Whether you’re considering a career as a functional analyst or seeking one for your organization, understanding their role and value is essential in harnessing the full potential of technology for business success.

 

Tony Janssens over zijn ervaringen met reskilling: “Er zijn geen diamanten. Je moet stenen slijpen tot ze diamanten worden.”

---

Gespreid over meerdere jaren heeft Switchfully al een 80-tal mensen omgeschoold om aan de slag te gaan als developer of analist bij de federale overheid. Zo zitten er ondertussen meerdere alumni bij zowel FOD Financiën, FOD Economie en FOD Justitie. De motor in deze samenwerking is Tony Janssens, strategic recruitment manager bij eGov Select, een vzw die zich inzet om vacatures voor ICT-professionals bij de federale overheid in te vullen. We gingen even bij Tony op de koffie om te horen hoe de samenwerking met Switchfully verloopt.

---

Na twee succesvol afgeronde Switchfully klassen en een derde die binnen twee weken afloopt, lijkt het me opportuun om eens te polsen wat dat met jou doet?

Het gaat goed met me! Het gaat vooral goed omdat ik van die klassen niet hoef wakker te liggen. Het blijft een grote onderneming, maar ik weet dat, als er iets aan de hand zou zijn, dat jullie me bellen. Er loopt ook zelden iets mis en zo heb ik het graag. Ik ben een man van de grote lijnen, ik doe niet graag aan micromanagement. Dat is een van de zaken die ik zo positief vind aan Switchfully. Ik weet dat onze nieuwe collega’s in goede handen zijn. Jullie houden me up-to-date en dat werkt!

Die nieuwe collega’s zijn het product van een concept dat de laatste tijd heel populair aan het worden is, reskilling. Hoe zijn jullie bij eGov Select op het punt gekomen om voor reskilling te kiezen in plaats van te focussen op schoolverlaters?

Zonder oneerbiedig te willen klinken richting schoolverlaters, zijn er toch enkele belangrijke verschillen tussen beide profielen. Toen ik net afgestudeerd was, had ik geen idee welke richting ik uit wou. Ik had een diploma chemie, maar vond het niet vanzelfsprekend om dan ook de stap richting die sector te zetten. Ik wist niet wat ik wou. Dat is het grote verschil tussen een schoolverlater en iemand die via Switchfully bij ons terecht komt. De persoon die er voor kiest om zich bij jullie om te scholen, maakt een heel bewuste keuze en heeft dus wel die maturiteit om te weten wat hij wil. Dikwijls staan die mensen ook al iets verder in het leven. Die mensen weten waarvoor ze kiezen, het is geen keuze die ze per ongeluk maken.
Ik ben al langer tot het besef gekomen dat er geen “ideale kandidaat” rond loopt. Er zijn weinig tot geen diamanten. Er zijn wel heel wat stenen die je kan slijpen tot ze diamanten worden. En dat is wat we tijdens dit soort trajecten doen. We trainen mensen tot op dat punt. De markt is ook veranderd op dat gebied. Kijk naar de verhouding tussen competenties en attitude. Twintig jaar geleden was de perceptie daaromtrent helemaal anders. Dan geraakte je nergens binnen zonder de juiste competenties voor te leggen. Nu staan we daar anders tegenover. Competenties kan je trainen als de juiste attitude aanwezig is. Door op reskilling in te zetten, gaan we niet op zoek naar de ideale kandidaat die klaar is om onmiddellijk in een team te starten. We zoeken mensen met de juiste attitude en de intellectuele capaciteiten om zo’n traject succesvol af te leggen en daarna bij ons aan de slag te gaan. Mocht de markt zich zo verhouden dat er enorm veel mensen afstuderen in IT, dan was de kans groot dat we die profielen ook daar zouden kunnen vinden. Maar de vraag is al een hele tijd veel groter dan het aanbod.

Ik kan me inbeelden dat die zoektocht niet evident is, zeker gezien er zoveel mensen op af komen. Waaraan moet een kandidaat volgens jou voldoen?

Ik ga in herhaling vallen, maar ik ga toch weer hameren op attitude. En dan gaat het niet over regeltjes kunnen volgen of iets dergelijks, maar vooral op het gevoel dat ze dit echt willen doen. De overtuiging dat IT hun roeping is en dat het een droom is die uitkomt. Graag achter de pc zitten of al jaren spelletjes spelen, is niet voldoende. Er moet een intrinsieke motivatie zijn. Een kandidaat moet me overtuigen dat hij of zij alles zal doen om dit soort carrière te kunnen uitbouwen. Dat deze job een droom is die uitkomt en dat ze alles op alles zullen zetten om in een software team aan de slag te gaan.

Na vier maanden intensieve opleiding zijn ze dan eindelijk zo ver en komt zo’n kandidaat in een echt software-team terecht. Hoe verloopt die aanpassing?

Eerlijk, de afgelopen klassen was dat niet evident. Corona heeft de zaken veel moeilijker gemaakt. Mensen werken de hele tijd van thuis en dat is geen probleem als je al ingewerkt bent en je collega’s kent. Maar wanneer je van de ene op de andere dag plots in een heel nieuw team komt te zitten, is dat helemaal niet zo vanzelfsprekend. We werken ook met mensen, kandidaten hebben verschillende persoonlijkheden. Sommigen vinden zelf hun plaats binnen hun team, anderen hebben nood aan een meer persoonlijke begeleiding. Het zijn die laatsten die het dan wel eens moeilijk kunnen krijgen. Hier speelt de keuze van team een heel belangrijke rol. Geen enkel team werkt op dezelfde manier en dat zorgt er voor dat we meer zaken in overweging moeten nemen dan pakweg de vraag of een kandidaat meer interesse heeft in frontend of backend development. Daar moeten we in de toekomst nog meer op inzetten en ik ben blij dat Switchfully ons daar bij helpt. Jullie hebben vier maanden lang een heel intensief contact met die kandidaten. We krijgen niet enkel updates over hun technische vooruitgang, maar ook over de persoon zelf. Dat is van onschatbare waarde wanneer we hen willen toewijzen aan het juiste team. Als we dat niet doen, lopen we het risico dat bepaalde mensen op een zeker punt kunnen crashen en we moeten alles doen om dat te kunnen voorkomen.

Hoe percipiëren de teamleden zelf die kandidaten? Merken zij bijvoorbeeld een verschil met schoolverlaters?

Je hebt twee facetten aan die perceptie, namelijk kennis en maturiteit. Wat ik dikwijls opvang is dat Switchfully alumni graag zaken in handen nemen. Je merkt echt ook de goesting  om dat te doen. Daar zit het grote verschil met schoolverlaters. Mensen die aan reskilling doen, zijn heel gedreven en dikwijls ook meer matuur. We hebben een analiste die begonnen is in maart na het afleggen van het Switchfully traject. Die vrouw komt uit een functie waarin ze al jarenlang ervaring had opgebouwd en daar ook een navenant loon voor kreeg. Als je dan gaat reskillen, start je daarna uiteraard terug als junior in die specifieke functie. Dat is logisch want hier moet je opnieuw kennis en ervaring beginnen opbouwen. Maturiteit en attitude verdwijnen natuurlijk niet, wat er voor zorgt dat dit soort profielen heel snel kunnen doorgroeien binnen hun functie en de organisatie in het algemeen. De tijd die ze er vroeger over gedaan had om tot een bepaald niveau te komen, zal nu veel korter zijn. Die mensen hebben al wat van de wereld gezien natuurlijk. Ze staan sterker in hun schoenen. Technisch starten ze op juniorniveau maar door hun maturiteit groeien ze veel sneller dan een schoolverlater.
Natuurlijk gaat dat niet op voor elke kandidaat. Er zijn ook jonge profielen bij waar die maturiteit nog moet groeien en dat is heel normaal en ok! Wat ze allemaal, ongeacht hun levenservaring, gemeen hebben is de motivatie om het te maken in de IT-sector. En dat is meteen ook hun belangrijkste kwaliteit.

Het bekendste Switchfully-traject van de overheid is @FIN. Java@FIN en Analist@FIN leiden exclusief mensen op voor de FOD Financiën. We werken echter ook regelmatig voor kleinere afdelingen zoals FOD Justitie of FOD Economie. Merk je een verschil in aanpak of resultaat tussen grote en kleinere afdelingen?

Uiteraard is er een verschil tussen grote en kleine organisaties. In een groot team gaan de mensen veelal in groep verder ingewerkt worden. In kleinere teams zien we dikwijls een meer persoonlijke aanpak. Dat is leuk en efficiënt maar kan natuurlijk enkel maar omdat een kleine unit de kans heeft om die persoonlijke aanpak te voorzien. In grote units is dit veel minder vanzelfsprekend. Daar starten ook dikwijls veel meer mensen tegelijkertijd. Wat ik wel met zekerheid kan zeggen, is dat Switchfully nuttig kan zijn voor zowel kleine als grote organisaties. De aanpak zal anders zijn, maar het resultaat is bij beiden hetzelfde.

Omscholen voor de overheid is een belangrijk aspect van onze werking, jullie zijn een van onze grootste klanten. Dit schrikt sommige privé-bedrijven af omdat ze Switchfully bekijken als een organisatie die vooral de overheid bedient. Wat voor raad zou jij een privé-bedrijf geven dat erover nadenkt om met ons in zee te gaan?

Zoals ik eerder al zei, diamanten ga je zelf niet vinden. Je zoekt je steen en laat die slijpen. Ongeacht of je nu voor de overheid of voor een privé-organisatie op zoek gaat, je vertrekt van dezelfde nood. Ik begrijp uiteraard de initiële twijfels. Moet je hierin meegaan als er ook een kans is om op de markt te vinden wat je zoekt. In die zin is Switchfully een plan B. Plan A blijft zelf mensen vinden. Maar zo lang plan A niet werkt, blijft plan B wel de beste optie. Niet twijfelen, gewoon doen!